چک‌لیستِ آمادهٔ ماهانه برای امور اداری و دفتری: ۱۲ وظیفه در ۷ دسته، هرکدام با مسئول و روزِ مهلت. از روزِ اول پر است و همه‌جایش قابلِ ویرایش.
| مکاتبات | ||
|---|---|---|
| ثبت و پیگیری نامه‌های وارده و صادره | مسئول دفتر | روزِ ۱ |
| پیگیری نامه‌های بی‌پاسخ | مسئول دفتر | روزِ ۱۲ |
| تدارکات دفتر | ||
| کنترل ملزومات اداری و سفارش کسری | مسئول دفتر | روزِ ۵ |
| پیگیری قراردادهای خدماتی (نظافت، پذیرایی) | مسئول دفتر | روزِ ۲۰ |
| جلسات | ||
| هماهنگی و رزرو اتاق جلسات | مسئول دفتر | روزِ ۲ |
| تهیهٔ صورت‌جلسه و ارسال به شرکت‌کنندگان | مسئول دفتر | روزِ ۸ |
| ساختمان و خدمات | ||
| بررسی تأسیسات، برق و تهویه | مسئول دفتر | روزِ ۱۵ |
| پیگیری قبوض و پرداخت به‌موقع | مسئول دفتر | روزِ ۲۲ |
| بایگانی | ||
| مرتب‌سازی و بایگانی اسناد ماه | مسئول دفتر | روزِ ۲۷ |
| هماهنگی‌ها | ||
| هماهنگی سفرها و مأموریت‌ها | مسئول دفتر | روزِ ۱۰ |
| پیگیری امضاها و تأییدیه‌های مدیریت | مسئول دفتر | روزِ ۱۸ |
| سایر | ||
| به‌روزرسانی دفترچهٔ تلفن و تماس‌ها | مسئول دفتر | روزِ ۲۹ |
وقتی کارتابلِ تازه می‌سازید و شغلتان را انتخاب می‌کنید، دقیقاً همین ۱۲ وظیفه با همین دسته‌ها و مهلت‌ها داخلش نوشته می‌شود — نه یک جدولِ خالی. از همان لحظه هم هرکدامش را می‌توانید عوض کنید، پاک کنید یا کارِ خودتان را اضافه کنید. چیزی قفل نیست.